Bulletin APNEUM - décembre 2020

Bulletin APNEUM - décembre 2020

Chers collègues:

Bien que nous souhaitons commencer ce bulletin sur une note positive, la réalité est que les derniers mois ont été difficiles et ont apporté de nombreux défis. Aussi résilients que nous soyons en tant qu'êtres humains et gestionnaires, il est temps de prendre recul et de réfléchir à la façon dont nous nous sentons et faisons face. Dans un article récent de CTV du 2 décembre, il a mentionné à quel point les étudiants et les universitaires sont en difficulté. Cela vaut également pour le personnel non universitaire, qui semble avoir été de nouveau oublié. De nombreux gestionnaires ont travaillé des des heures supplémentaires et, dans de nombreux cas, ont assumé des tâches supplémentaires. En raison du gel de l'embauche, certains postes sont restés vacants pendant plusieurs mois, ce qui a laissé les gestionnaires à court de personnel, ce qui les a obligés à assumer des fonctions supplémentaires. Workday

La mise en œuvre de Workday a exacerbé la situation car elle a entraîné une charge de travail plus importante, en particulier pour les gestionnaires ayant une composante RH, Affaires académiques ou Finance dans leur description de poste. Bien qu'il y ait une adaptation progressive à la nouvelle plate-forme, il est indéniable qu'elle a augmenté la charge de travail en ajoutant de nombreuses étapes supplémentaires pour terminer la plupart des processus. Les gestionnaires se retrouvent à créer des postes, à créer des demandes d'emploi, à afficher des postes, à faire l'offre, à compléter l'embauche, et cela se fait souvent pour des postes où le candidat a déjà été sélectionné, c'est-à-dire assistants de recherche, chargés de cours embauchés avec exemptions, professeurs invités, adjoints professeurs, rendez-vous après la retraite, conférenciers invités, etc. Des milliers de billets ont été créés avec le bureau de Service de ressources humaines cherchant de l'aide sur les problèmes de Workday. Traiter les profils en double, l'intégration, les cessations d'emploi, le changement de position principale, tout cela est extrêmement longue et fastidieux. Les problèmes techniques apparus dès la mise en œuvre et au fil des mois ont créé beaucoup d'anxiété et une charge de travail plus lourde, non seulement pour les gestionnaires mais aussi pour les employés embauchés. Peu de temps après le lancement, quelques centaines d'employés, pour la plupart des étudiants, ont dû attendre des mois pour être payés lors d'une pandémie mondiale. APNEUM a interrogé ses membres au cours du mois de novembre afin de recueillir des informations sur leur expérience avec Workday. Plus de 52% des personnes interrogées étaient des utilisateurs avancé ou des utilisateurs intensifs de Workday. Les données fournissent un aperçu, mais les commentaires affirment que le lancement a été mal tombée, que la formation était insuffisant et que les processus sont compliqués et chronophages. Certains commentaires du sondage ont été inclus pour saisir l'essence générale des commentaires que nous avons reçus.

• Plus de 37% estimaient que la formation après le lancement faisait gravement défaut et que peu d'aides de travail étaient disponibles pour aider à comprendre les procédures opérationnelles. Ce commentaire résumait bien les choses: les modules de formation n'offraient pas suffisamment d'informations pour les appliquer à notre travail réel, et y revenir lors du lancement n'était pas réaliste car personne n'a le temps de revoir les vidéos et les diaporamas pour trouver des informations spécifiques. De nombreux outils de travail n'étaient pas disponibles et la formation était insuffisante.

• 50% ont déclaré que le moment choisi pour le lancement avait créé des problèmes et un stress plus importants liés à l'affichage et à l'embauche de chargés de cours, d'assistants d'enseignement, d'assistants de recherche et de nouveaux employés universitaires, etc. Commentaire: C'était une situation stressante, bouleversante et choquante qui s'est déroulée avec le lancement de Workday. De nombreux étudiants ne savaient pas quand leur prochaine paie arriverait et personne ne pouvait répondre à cette question à leur place. Beaucoup ont manqué 3 périodes de paie consécutives.

• Près de 20% travaillent 5 à 15 heures supplémentaire par semaine et 6,6% travaillent plus de 15 heures supplémentaire par semaine. Cependant, certains des répondants ont indiqué que les heures supplémentaires n'étaient pas uniquement liées à la journée de travail, mais incluaient également des responsabilités supplémentaires liées au COVID. Beaucoup travaillent de 9 à 12 heures par jour et tard le soir.

• Plus de 78% n'ont reçu aucune rémunération ni aucun congé pour leurs heures supplémentaires.

• Près de 71% rencontrent des difficultés et des défis lors de l'utilisation de Workday. Il y a eu 108 commentaires sur cette question, allant du manque de formation, des processus peu clairs, des problèmes techniques dans Workday, du manque de soutien, etc. Commentaire: Plus de travail a été transféré aux gestionnaires. Même les tâches qui étaient normalement accomplies par RH centrale font désormais partie de notre portefeuille de travail. Le temps qu'il faut pour terminer une tâche / BP est extraordinaire. Les nombreux niveaux d'approbation requis ont prolongé le processus d'embauche de jours et de semaines. Très peu d'informations, ou d'orientation, sont proposées lorsque les BP sont annulés, retournés ou annulés et l'obtention de réponses / d'assistance des RH (billets ou appels téléphoniques) peut également prendre des jours, des semaines et des mois.

• Il y avait un thème constant tout au long de l'enquête selon lequel la plupart des processus prennent plus de temps à terminer, demande du temps et nécessitent plus de travail sur Workday. Commentaire: Tous les processus d'embauche prennent plus de temps en raison des multiples étapes des demandes d'emploi, de la répartition des coûts, de l'affichage de certains postes qui n'avaient jamais besoin d'être affichés auparavant, de l'aide aux candidats pour postuler aux postes, de la sélection des candidats, des lettres d'offre, de l'embauche et de des tâches embarquée. Il y a également des tâches supplémentaires comme la résiliation d'employés que nous n'avions pas à faire auparavant.

• 22% ont indiqué que Workday affecte leur santé mentale. Commentaire: Les longues journées de travail et travailler les fins de semaine, sous un stress et une pression constants, ont définitivement nui à ma santé mentale et physique.

• 15% ont indiqué que Workday affecte leur santé physique.

• 27% ont de la difficulté à gérer leur niveau de stress. Commentaire: Combiné au stress de la pandémie, mon travail a créé beaucoup de stress au cours des 9 derniers mois. Je dors mal, j'ai du mal à me concentrer, je fais plus d'erreurs que d'habitude.

• 22% ont indiqué que cela affectait leur sommeil.

• Plus de 14% ont pensé à demander de l'aide pour gérer leur stress.

• Près de 44% ne sont pas certains de pouvoir relever les défis de Workday si la charge de travail reste inchangée.

• Lorsqu'on leur demande quel type de formation Workday aiderait avec les processus d'entreprise complexes, la réponse a été: o 36,42% Formation en petits groupes; o 31,79% Scénarios d'entraînement visuel; o 46,36% des outils de travail étape par étape améliorés; o 18,54% de formation autodirigée; o 7,75% Tout ce qui précède.

• Plus de 63% considèrent Workday comme médiocre ou très médiocre en tant que plateforme conviviale. Commentaire: C'est une plateforme à forte intensité de travail. Il n'a pas rationalisé les processus comme prévu.

Il ne fait aucun doute que de nombreux gestionnaires ont travaillé plus longs depuis le lancement de Workday avec peu ou pas d'heures supplémentaires, que ce soit en rémunération ou en congé. Il est important de se rappeler cependant que si vous avez besoin de faire des heures supplémentaires, discutez-en d'abord avec votre supérieur immédiat.

La charge de travail supplémentaire et le temps passé à traiter les erreurs techniques ne sont pas durables. Une formation adéquate doit être fournie et le système doit être réévalué pour son efficacité.

Les résultats du sondage sont très préoccupants pour APNEUM, il est important de souligner que le Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) https://www.mcgill.ca/hr/fr/benefits/programme-daide-aux-employes-et-la-famille-paef est disponible pour tous les employés pour aider à combattre contre le stress et les problèmes de santé mentale. Soyez assurés que nous continuerons inlassablement de nous pencher sur cette question au cours de nos discussions en cours avec l'Université. Mérite

Les récentes nouvelles sur le mérite non appliqué rétroactivement au 1er juin 2020 ont été extrêmement décevantes, compte tenu de charge supplémentaire et du stress supplémentaire résultant du lancement de Workday. Le fait que les gestionnaires soient regroupés avec des dirigeants et des universitaires sonne l'iniquité sachant que les salaires de la plupart des gestionnaires ne sont pas comparables avec les salaires des dirigeants et des universitaires. Le processus est imparfait et le fait de devoir faire pression pour obtenir des augmentations raisonnables sur une base annuelle ajoute d'autres préoccupations au sujet du processus. APNEUM poursuivra un plan triennal pour permettre une certaine planification et stabilité financières.

Les négociations avec les relations de travail sont toujours un défi; néanmoins, APNEUM continue de représenter avec force ses membres pour s'assurer que leurs droits sont protégés.

Nous voulons profiter de ce temps pour souhaiter à chacun de vous un temps des Fêtes sûr et paisible. Ces derniers mois ont été historiques et ont nécessité beaucoup de patience, d'agilité et de résilience. Plus de cela sera nécessaire dans les mois à venir, ce qui rend encore plus important que nous prenions du temps de qualité pour nous reposer et se régénérer pendant les vacances.

En vous souhaitant une pause reposante et dans l'attente de 2021!

L'exécutif APNEUM Télécharger Bulletin APNEUM - décembre 2020