COMITÉ EXÉCUTIF signifie le conseil d’administration.

MEMBRE signifie un employé qui n’est pas suspendu et dont l’adhésion n’a pas été révoquée

conformément à l’article 12 des présents règlements.

On entend par JOURS DE TRAVAIL tous les jours où les bureaux de l’administration de

l’Université sont ouverts.

Être l’organe de représentation officiel vis-à-vis de l’Université McGill pour tout ce qui

concerne ses membres.

L’adhésion est ouverte à tout le personnel non enseignant de l’Université McGill qui ne fait pas

partie d’une unité de négociation à l’Université pour laquelle une association a été accréditée en

vertu du Code du travail du Québec.

L’Association est administrée par un conseil composé de neuf administrateurs, également

appelé comité exécutif dans les présents règlements. Le comité exécutif est composé des

membres suivants:

Composition du conseil:

Président

Vice-président

Vice-président (liaison)

Vice-président (membres)

Vice-président (communications)

Trésorier

Secrétaire général

Conseiller (départements facultaires)

Conseiller (départements hors facultés)

Le comité exécutif de l’Association est élu pour un mandat de deux (2) ans à compter de

l’année 2020, par vote électronique secret ou par un autre mode de vote démocratique, auquel

participent les membres de l’Association. L’élection doit avoir été complétée le dernier jour

ouvrable précédant l’assemblée générale annuelle qui se tiendra au mois de janvier.

Les règlements doivent être disponibles dans les deux langues officielles du Canada.

Tous les membres ont le droit de traiter avec l’Association dans l’une ou l’autre des langues

officielles.

Une cotisation mensuelle est établie pour tous les membres. Elle est généralement payable par

retenue sur la paie. Pour les nouveaux membres, les retenues commencent au premier jour de

paie suivant le début de l’adhésion.

Les cotisations des membres peuvent être augmentées au cours de chaque année civile d’un

pourcentage compris entre zéro pour cent (0%) et un maximum de dix pour cent (10%) par

décision majoritaire du comité exécutif, dans la mesure jugée nécessaire par celui-ci pour

assurer la bonne santé financière de l’Association.

Président: Le dirigeant de l’Association. Les fonctions du président comprennent: ouvrir

les réunions au moment où l’Association doit se réunir; présider et maintenir

l’ordre à toutes les assemblées générales annuelles et extraordinaires; faire

respecter les règlements; énoncer et mettre aux voix toutes les questions

prévues et celles qui sont soulevées au cours de la procédure et annoncer les

résultats du vote; superviser le travail du comité exécutif; être membre d’office

de tous les sous-comités du comité exécutif; de façon générale, représenter

l’Association en toute matière en se conformant à ses instructions.

Vice-président: L’adjoint au dirigeant de l’Association. Le vice-président assiste le

président dans l’exécution de ses tâches. Pendant toute période où le

président est absent ou autrement empêché d’exercer ses fonctions, celles-ci

sont assumées et exercées par le vice-président. Cet exercice des fonctions

de président, en cas de vacance du poste de président, ne durera que jusqu’à

l’expiration d’un délai de deux mois ou jusqu’à l’élection du président.

Vice-président (liaison): Les fonctions du vice-président (liaison) incluent la réception des

plaintes et des griefs des membres de l’Association, le déclenchement de la

procédure de grief de l’Université, la négociation avec l’administration de

l’Université d’une solution aux griefs approuvée par l’Association et la

communication au comité exécutif des progrès, des actions et des décisions

concernant de tels griefs à chaque étape des négociations.

Vice-président (membres): Le vice-président (membres) doit rester en contact avec les

membres individuels de l’Association des différents départements. Ses

fonctions comprennent la tenue d’une liste des membres actifs et le

recrutement de nouveaux membres.

Vice-président (communications): Les fonctions du vice-président (communications)

comprennent l’élaboration et la facilitation de stratégies de communication

efficaces, comme les lettres, pamphlets, courriels, affiches, etc.,

conjointement avec le président et le vice-président (membres). Explore

l’utilisation de moyens de communication alternatifs efficaces comme les

médias sociaux et gère le site web de l’Association.

Secrétaire général: Le secrétaire est principalement responsable de la convocation de toutes

les assemblées générales annuelles et extraordinaires de l’Association; de

préparer et distribuer l’ordre du jour indiquant l’ordre des travaux des

réunions; de prendre, préparer et distribuer les procès-verbaux des assemblées

générales annuelles et extraordinaires de l’Association; et d’avoir la garde de

tous les documents officiels et de la correspondance de l’Association.

Trésorier: Le trésorier est en charge des opérations financières de l’Association; du dépôt

rapide de toutes les sommes reçues dans le compte bancaire de l’Association

au nom de l’Association du personnel non enseignant de l’Université McGill

et du retrait de ces fonds de l’Association uniquement selon les instructions du

comité exécutif, par chèque portant sa signature et la signature du président ou

du vice-président; de présenter un rapport détaillé complet des recettes et des

dépenses au comité exécutif chaque fois qu’il lui est demandé de le faire; de

rendre les livres et les comptes de l’Association aux fins de vérification des

comptes au moins une fois par an à un vérificateur nommé par le comité

exécutif; et de soumettre à l’Association des relevés et bilans certifiés aux fins

d’inspection et de débat lors de l’assemblée générale annuelle et à tout autre

moment précisé par le comité exécutif.

Dans les 30 jours suivant l’élection du trésorier, un budget préliminaire des

recettes et des dépenses prévues doit être présenté au comité exécutif pour

approbation.

Conseillers : Les deux conseillers, l’un provenant d’un département d’une faculté et l’autre

d’un département n’appartenant pas à une faculté, conseillent et assistent le

comité exécutif dans la réalisation des objectifs de l’Association. En tant

qu’officiers sans portefeuille spécifique, ils seront chargés d’aider dans des

domaines spécifiques, à la demande de l’Association de temps à autre.

1. Conseiller d’un département d’une faculté: un conseiller qui travaille dans

un département d’une faculté et qui conseille et assiste le comité exécutif

dans la réalisation des objectifs de l’Association.

2. Conseiller d’un département n’appartenant pas à une faculté: un conseiller

travaillant dans un département n’appartenant pas à une faculté et qui

conseille et assiste le comité exécutif dans la réalisation des objectifs de

l’Association

1) Élection des membres du comité exécutif

a) Le comité exécutif de l’Association nomme un directeur du scrutin pour les

élections. Son rôle est de superviser la procédure d’élection et de mettre en place

un comité de bénévoles pour gérer le processus de scrutin et de décompte des

votes. Le directeur du scrutin ne peut être candidat aux élections.

b) Les membres de l’Association sont invités à proposer des candidatures au moins

trente jours ouvrables avant l’assemblée générale annuelle.

c) Des formulaires de candidature officiels seront préparés par le comité exécutif et

rendus disponibles à tous les membres. Pour être acceptées, les candidatures

devront être soumises en utilisant le formulaire de candidature officiel.

d) L’appel de candidatures doit être envoyé électroniquement (par courrier

électronique) au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de retour stipulée.

La date limite de réception des candidatures doit être annoncée dans le cadre de

l’appel de candidatures et doit être au moins vingt (20) jours ouvrables avant la

tenue de l’assemblée générale annuelle.

e) L’appel de candidatures est publié sur le site web de l’Association.

f) Les candidatures reçues après 17h le jour de la date limite ne seront pas prises en

compte.

g) Le formulaire de candidature doit contenir les éléments suivants:

NOM

DÉPARTMENT

NUMÉRO DE TÉLÉPHONE

Les candidats doivent soumettre une déclaration de 200 mots ou moins dans

chaque langue (anglais et français) expliquant pourquoi ils souhaitent être élus.

Cette déclaration ainsi que le formulaire de candidature doivent être reçus avant la

date limite de réception des candidatures.

h) Seuls les membres de l’Association sont éligibles et peuvent proposer ou approuver

une candidature.

i) Un membre de l’Association ne peut proposer ou appuyer plus d’un candidat pour

le même poste.

j) Tous les candidats doivent être membres actifs de l’Association depuis au

moins trois (3) mois pour pouvoir être nommés. Ils doivent être identifiés par

leur nom et leur département et doivent avoir préalablement accepté par écrit de

siéger au comité exécutif s’ils sont élus.

k) Les candidatures doivent être proposées, appuyées et acceptées par au moins

dix (10) autres membres de l’Association, qui doivent signer le formulaire de

candidature et s’identifier par leur nom et leur numéro d’employé.

l) Le directeur de scrutin doit valider et accuser réception de toutes les candidatures

et déclarations et les publier au moins quinze (15) jours ouvrables avant la tenue

de l’assemblée générale annuelle. Il doit y joindre un avis détaillant la procédure

d’élection.

m) Si le nombre de candidatures reçues est égal ou inférieur au nombre de postes

ouverts, les candidats nommés doivent être déclarés élus par acclamation. Si le

nombre de candidatures reçues est supérieur au nombre de postes ouverts, une

élection aura lieu.

n) Après la date limite de dépôt des candidatures, un bulletin de vote électronique

sera préparé et distribué aux membres pour qu’ils puissent voter. Si un autre

mode de scrutin démocratique se présente à l’avenir, le comité exécutif, avec

l’approbation du directeur du scrutin, peut modifier la procédure de vote en

conséquence.

o) Tous les membres ont le droit de voter aux élections.

p) Le directeur du scrutin envoie à tous les membres de l’Association par courrier

électronique un avis bilingue de l’élection et de la procédure de vote, avec un

lien vers l’endroit où le vote électronique doit se faire. L’avis doit contenir

toutes les instructions nécessaires pour pouvoir voter.

q) La période de vote prend fin à 17 heures le dernier jour ouvrable précédant

l’assemblée générale annuelle. Après la fin de la période de vote, les résultats

des élections sont compilés par le directeur du scrutin et les résultats sont annoncés à la fin de l’assemblée générale annuelle.

r) Parmi les personnes candidates pour chaque poste, celui qui aura obtenu le plus

grand nombre de voix sera déclaré vainqueur. En cas d’égalité des voix, un

nouveau vote aura lieu dès que possible entre ces personnes seulement.

Lorsqu’un poste au sein du comité exécutif devient vacant, les autres membres du comité

exécutif ont le pouvoir d’en assumer les fonctions. Toute vacance peut également être

comblée pour le reste du mandat par le comité exécutif, lequel choisit parmi les personnes

qualifiées.

1) Assemblées générales annuelle et extraordinaires

a) Assemblée générale annuelle : L’Association tient son assemblée générale

annuelle en janvier de chaque année, à une date déterminée par le comité

exécutif. Un préavis de quinze jours ouvrables sera donné à tous les membres.

b) Assemblées générales extraordinaires: Une assemblée générale

extraordinaire peut être convoquée par le comité exécutif moyennant un

préavis de sept jours à tous les membres.

c) Sur réception d’une demande écrite d’au moins 50 membres, le président

doit convoquer une assemblée générale extraordinaire. Cette demande doit

être faite dans un délai de vingt-et-un jours avec un préavis de cinq jours

ouvrables à tous les membres.

d) Procès-verbaux des assemblées générales annuelles et extraordinaires : Les

procès-verbaux de la dernière assemblée générale annuelle ou extraordinaire,

selon le cas, sont distribués lors de l’assemblée générale.

e) Quorum aux assemblées générales annuelles et extraordinaires : Le

quorum est constitué des personnes présentes à l’assemblée.

f) Procédure de vote lors des assemblées générales annuelles et

extraordinaires : Un membre a le droit de voter lors de toute assemblée

générale annuelle ou extraordinaire de l’Association. Le vote se fait à main levée

ou par bulletin secret, selon le choix du président d’assemblée. Un vote à bulletin

secret doit être organisé à la demande de la majorité des membres présents.

2) Réunions du comité exécutif

a. Avis de convocation aux réunions du comité exécutif : Un avis de convocation

doit normalement être donné à tous les membres du comité exécutif au moins

vingt-quatre (24) heures avant chaque réunion du comité exécutif. En cas

d’urgence, le comité exécutif peut accepter de renoncer à cet avis minimal.

b. Quorum aux réunions du comité exécutif : Le quorum pour les réunions du

comité exécutif est de quatre (4) membres.

c. Procédure de vote lors des réunions du comité exécutif : Tous les votes lors

des réunions du comité exécutif se font à main levée, chaque membre du comité

exécutif disposant d’une voix, sauf le président de la réunion. Sauf disposition

contraire des présents règlements, tous les votes sont décidés à la majorité simple

des voix, le président de la réunion ayant voix prépondérante en cas d’égalité des

voix.

Les membres du comité exécutif ont le droit de faire inscrire leur vote sur une

question particulière au procès-verbal s’ils en font la demande.

1) Fin de l’adhésion

a) Les membres dont l’emploi auprès de l’Université prend fin cessent

automatiquement d’être membres, sauf si c’est l’Université qui a mis fin à leur

emploi et qu’ils souhaitent contester leur congédiement en vertu de la procédure

de grief de l’Association.

b) Les membres souhaitant mettre fin à leur adhésion pour quelque raison que ce soit

le feront en avisant par écrit l’Association et les ressources humaines. Dès réception

de l’avis écrit, l’adhésion prend fin.

c) Les membres expulsés conformément aux règles régissant les procédures

disciplinaires cessent d’être membres de l’Association.

2) Procédures disciplinaires

a) Tout membre trouvé coupable d’avoir enfreint les règlements de la présente

association ou d’avoir agi de manière préjudiciable à la réputation de celle-ci

peut être suspendu pour une période n’excédant pas six mois ou expulsé de

l’Association par un vote majoritaire des trois quarts (¾) du comité exécutif

complet. Tout membre sujet à une mesure disciplinaire a le droit de faire appel

de la décision devant l’assemblée générale.

b) Un membre suspendu continue de payer les cotisations à l’Association mais perd

tous les droits et privilèges d’un membre de l’Association et n’est pas un membre

en règle.

c) Un membre suspendu qui choisit de démissionner et qui souhaite par la suite

être réintégré le fera en vertu des règles régissant la réintégration d’un membre

expulsé.

3) Réintégration des membres expulsés

Toute personne qui a été expulsée de l’Association peut faire une demande de réintégration

auprès du comité exécutif ou de l’assemblée générale des membres.

1) Membres du comité exécutif

a) Si un membre du Comité exécutif est soupçonné d’avoir manqué à ses

obligations et si le tiers (⅓) des membres du comité exécutif soumet une

demande de destitution de ce membre au président – ou, si le président est le

membre faisant l’objet de la demande de destitution, au vice-président –, une

motion de destitution sera inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion

du comité exécutif. Le poste sera déclaré vacant si un telle motion est adoptée

par un vote majoritaire des trois quarts (¾) du comité exécutif complet.

b) Une demande de destitution d’un membre du comité exécutif doit être présentée

par au moins cinquante pour cent (50%) des membres de l’Association et être

présentée au comité exécutif. Le comité exécutif, après vérification de ladite

demande, déclarera le poste vacant.

1) Comités internes de l’Association

a) Tous les comités internes de l’Association font rapport au comité exécutif.

b) Les membres des sous-comités sont nommés par le comité exécutif à la

majorité des voix des membres du comité exécutif.

2) Représentation de l’Association sur les comités externes

Tous les représentants de l’Association qui doivent siéger à des comités externes à

l’Association sont nommés à la majorité des voix des membres du comité exécutif.

1. Tous les membres en règle de l’Association depuis au moins trois (3) mois ont le

droit de demander l’aide de l’Association pour le règlement de leurs litiges avec

l’Université par la voie de la procédure de grief.

2. Les dossiers de membres de l’Association qui sont membres en règle depuis

moins de trois (3) mois sont examinés à la discrétion du comité exécutif et ne

seront normalement pris en charge que si une question de principe fondamentale

importante pour l’Association est en cause ou si le comité exécutif estime qu’il

existe d’autres raisons valables de prendre en charge le dossier.

3. Il incombe à l’Association d’enquêter de la manière la plus complète possible sur

tous les aspects de chaque grief potentiel et de juger de la validité de chaque grief

selon les procédures suivantes:

a) Les griefs au nom d’un membre individuel de l’Association doivent être

examinés et approuvés ou rejetés par deux membres du comité exécutif

affectés au dossier, dont l’un doit être le président ou occuper un poste de

vice-président.

b) Si un membre individuel souhaitant déposer un grief n’est pas satisfait de

la décision des deux membres du comité exécutif qui ont été affectés au

dossier, il peut en appeler de la décision devant l’ensemble du comité

exécutif.

c) Tous les autres griefs doivent être examinés et approuvés ou rejetés par

le comité exécutif.

4. Tout membre du comité exécutif personnellement impliqué dans un

grief doit s’absenter de la réunion du comité exécutif pour toute

discussion ou vote sur ce grief, sauf lors de la présentation d’un

témoignage concernant ledit grief lors de la réunion.

5. Une fois que le grief a été jugé valide, il incombe au vice-président (liaison) de

suivre la procédure de règlement des griefs de l’Université jusqu’à l’arbitrage ou

au règlement du dossier. Au cours de ce processus, le vice-président (liaison)

peut, pour des motifs légitimes, renvoyer le grief au comité exécutif afin qu’il

décide si le grief doit continuer à être appuyé par l’Association.

6. Le vice-président (liaison) tiendra le comité exécutif informé des

développements et des progrès concernant chaque grief.

7. Le vice-président (liaison) peut déléguer son rôle dans la procédure de

règlement des griefs, en totalité ou en partie, à un autre membre du comité

exécutif, à la suite d’un accord entre les membres du comité exécutif.

8. Si le vice-président (liaison) est personnellement impliqué dans un grief

particulier, son rôle dans la procédure doit être assumé par un autre membre du

comité exécutif.

L’autorité en matière de procédure pour toute question qui pourrait survenir qui n’est pas

spécifiquement traitée dans les règlements de l’Association est les Robert’s Rules of Order.

La version anglaise des présents règlements servira à trancher toute question concernant

l’interprétation officielle de ces règlements, ceux-ci ayant été rédigés à l’origine dans cette

langue.

Ce qui précède est l’intégralité du texte des règlements généraux dûment adoptés par

l’Association.

Adoption des règlements généraux :

Première assemblée générale annuelle (1995-01-22)

Assemblée générale extraordinaire (2019-09-25)

Modifications des règlements généraux :

Assemblée générale extraordinaire (1997-06-03): modification de l’article 8 (cotisations), para. 1.

Assemblée générale extraordinaire (2019-09-25)